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El ciclo de documentos electrónicos de Constela ERP
Constela ERP cuenta con un motor de automatización configurable para importar y procesar facturas de proveedores con destino a inventario, precios, activos y gastos, y reglas de unión de productos. La IA opcional ayuda a preparar plantillas de clasificación según actividad económica y CABYS. Usted revisa las reglas y decide cómo se aplican.
Reglas configurables para inventario, precios, activos y gastos
El motor aprovecha las líneas del XML de proveedores para identificar productos, cantidades, costos, impuestos y CABYS. Las reglas de unión asocian líneas con el catálogo, y las plantillas definen la clasificación como inventario, gasto o activo. Las reglas de precios permiten aplicar los criterios comerciales configurados. La recepción del archivo y la aplicación de las líneas son etapas diferenciadas, con revisión de excepciones.
IA opcional para preparar plantillas
La asistencia utiliza códigos de actividad económica de la empresa, CABYS, tipo de movimiento, contexto de operación y cuentas y plantillas disponibles. Puede sugerir una plantilla compatible o proponer campos para preparar una nueva clasificación. La propuesta es editable: el usuario revisa y guarda la configuración antes de aplicarla.
Una comunidad que orienta las mejoras
Los clientes y las ideas que aportan son el centro de Constela. Toda idea se toma en cuenta para evaluar mejoras y herramientas según planes, prioridades y alcance acordado. Conozca la comunidad de ideas y comparta el proceso que necesita mejorar.
En una frase
Compra recibida: correo y adjuntos XML/PDF → clasificación del comprobante → revisión de líneas, CABYS y productos → proveedor, costo e inventario cuando corresponda → asiento contable y datos tributarios para revisión.
Venta emitida: producto, cliente y terminal → venta y afectación de inventario → XML 4.4 firmado y validado → envío y consulta de Hacienda → PDF, XML y respuesta de Hacienda por correo al cliente cuando queda aceptado.
1. Recibir documentos electrónicos de proveedores
Conectar el buzón de la empresa
Se configura una cuenta de correo por sucursal para buscar documentos comerciales. El producto tiene lectores para IMAP y conexiones de Gmail y Microsoft mediante autorización; la configuración concreta depende de la cuenta usada. La importación puede ejecutarse a demanda o programarse. El intervalo predeterminado del proceso programado es de 30 minutos y puede configurarse; recibir el XML no significa que sus líneas ya hayan afectado existencias.
Conexión delegada sin compartir la contraseña
Un usuario autorizado puede crear un enlace temporal, entre cinco y 240 minutos, para que la persona responsable del buzón complete la autorización OAuth de Google o Microsoft. El token vence, se utiliza una sola vez y puede revocarse. Al crear uno nuevo se invalidan los pendientes anteriores de la sucursal. Ver el flujo de conexión delegada.
Detectar XML, PDF y tipo de documento
Constela conserva los adjuntos XML y el PDF asociado cuando llega en el correo. Identifica por el elemento raíz facturas electrónicas, tiquetes, notas de crédito, notas de débito, facturas de exportación y mensajes de Hacienda o del receptor. Un XML desconocido o inválido queda señalado para revisión, en lugar de tratarse como una compra válida.
Evitar duplicados y separar documentos ajenos
La importación utiliza una huella del archivo para detectar XML ya registrado. También distingue si la empresa figura como emisor o receptor: un documento emitido por la propia empresa o que no corresponde al receptor de la cuenta se marca y no entra como compra, gasto, inventario ni D-104. Esto reduce el riesgo de contabilizar por error correos reenviados o documentos repetidos.
Consultar y conservar trazabilidad
Los documentos recibidos pueden listarse por período y tipo, ver su detalle y descargar el XML o PDF guardado. Hay un flujo de exportación de datos recibidos en ZIP para la sucursal autorizada. El acceso está sujeto a roles y permisos; también se registran acciones de acceso y exportación.
2. Convertir la compra en datos útiles
Leer líneas y clasificar
Al procesar un documento recibido, Constela lee las líneas del XML: descripción, cantidad, precio, impuesto, CABYS y datos del proveedor que estén presentes. Las reglas contables por CABYS pueden distinguir inventario de gasto y aplicar excepciones configuradas. Si una línea requiere decisión, queda en una lista de validaciones pendientes; el usuario puede unirla con un producto existente, aprobar uno nuevo, aplicar una regla o rechazar la propuesta.
Actualizar productos, proveedor, costo e inventario
Cuando una línea de mercancía se procesa, el sistema puede relacionarla con un producto existente mediante reglas de unificación o crear un producto nuevo. Vincula información del proveedor y su código comercial, actualiza datos de costo cuando proceda, asegura un precio activo y registra la entrada de existencias con referencia al documento. Las líneas clasificadas como gasto no se agregan al inventario.
Dejar respaldo contable y tributario
El procesamiento genera un asiento de compra con documento soporte y clasificación contable. También registra datos de compra para el flujo interno de D-104. Las cuentas, reglas CABYS, medios de pago, impuestos y excepciones dependen de la parametrización. Esto prepara información para revisión; no equivale a una declaración presentada ante Hacienda.
Beneficio práctico: una factura de un proveedor puede pasar de adjunto en un buzón a producto identificable, existencia, relación con el proveedor y asiento respaldado por el XML, reduciendo la repetición de captura manual. El resultado debe revisarse cuando los datos del proveedor sean ambiguos o las reglas de la empresa requieran una decisión.
3. Vender y generar el comprobante electrónico
Usar los datos ya registrados
Ventas y terminales pueden buscar productos por nombre o código de barras. El catálogo aporta CABYS, impuesto del artículo, precio y existencias; el cliente y la configuración de sucursal o terminal aportan los datos de emisión. La venta puede generar un comprobante y registrar el movimiento correspondiente de inventario. El sistema contempla facturas, tiquetes, notas de crédito y débito, además de facturas de exportación según el flujo aplicable.
Construir XML fiscal firmado
El generador crea el XML del comprobante con la información de la venta, usa el certificado activo de la sucursal para firmarlo y lo valida contra el XSD 4.4 incluido en el proyecto. El consecutivo, la clave y los datos fiscales deben estar configurados y ser correctos antes de emitir. También se genera una representación PDF; el formato puede configurarse mediante plantillas del producto.
Enviar a Hacienda y consultar la respuesta
En el flujo automatizado, guardar y generar una venta crea una tarea en segundo plano. La tarea envía el comprobante a Hacienda, consulta su estado y distingue aceptación, procesamiento pendiente, error y rechazo. Hay reintentos acotados para fallos temporales; un rechazo exige corrección mediante un comprobante sustituto, manteniendo el original como parte de la trazabilidad.
Entregar al cliente tras aceptación
Cuando el comprobante queda aceptado, el proceso prepara un correo con el PDF, el XML firmado y el XML de respuesta de Hacienda. La tarea de correo tiene estado consultable. Así se evita tratar «enviado a Hacienda» como sinónimo de «aceptado» y se entrega al cliente un conjunto de archivos respaldado por la respuesta fiscal.
Beneficio práctico: el equipo de ventas no necesita coordinar manualmente cada archivo y estado para una venta normal; puede revisar la tarea cuando Hacienda o el envío de correo requieran atención.
4. Qué otras áreas conecta Constela
- Inventario avanzado: existencias por sucursal, bodega y estante; lotes y vencimientos; movimientos, ajustes, reservas y reposición. Detalle de inventario.
- Precios y productos: códigos comerciales y de barras, CABYS, impuestos por producto, plantillas de precios y análisis de proveedores.
- Contabilidad y finanzas: cuentas y asientos, balance general, estado de resultados, reglas CABYS, conciliación bancaria, presupuestos, centros de costo, centros de beneficio y gestión de activos con depreciación.
- Operación comercial: clientes, cotizaciones, ventas, terminales, cobranzas, compras y proveedores; los permisos permiten separar tareas entre usuarios.
- Personal: nómina y cálculo de aportes para CCSS e INS con tasas configurables, comprobantes y seguimiento de períodos. Detalle de planillas.
- Empresas y sucursales: el acceso y los datos operativos se contextualizan por empresa y sucursal; existe gestión de grupos de consolidación contable para los casos configurados.
Consulte la ficha funcional del ERP y la tabla pública de precios. Los límites y permisos se verifican por plan y configuración.
Ejemplos para evaluar en una demostración
- Comercio: recibir una factura XML de mercadería, comprobar el proveedor y CABYS, unir un artículo con el catálogo, revisar la entrada de stock y el asiento, venderlo por código de barras y seguir el estado de Hacienda.
- Servicios: registrar una factura de compra que corresponde a gasto, verificar que no aumente inventario, revisar la cuenta contable y emitir una factura de servicio al cliente.
- Varias sucursales: revisar que la cuenta de correo, los documentos, el certificado, la terminal y el consecutivo pertenezcan a la sucursal correcta.
- Corrección fiscal: consultar un rechazo, preservar el documento original, preparar una sustitución y confirmar la aceptación antes del envío al cliente.
Alcance y decisiones importantes
La lectura del correo puede ser automática, pero no todas las líneas recibidas deben aplicarse sin revisión. Los documentos dudosos, datos fiscales incorrectos, excepciones de CABYS y rechazos requieren intervención. Los cálculos y registros internos no sustituyen la presentación de declaraciones ni el criterio del profesional contable. Una integración con software de terceros se evalúa como proyecto específico; disponer de API internas no significa que exista una API pública contratada con cualquier sistema.
Las referencias de clientes se mantienen privadas y solo se divulgan con su autorización. Podemos demostrar el flujo con datos de ejemplo sin exponer información comercial de terceros.
Preguntas frecuentes
¿Constela solo emite facturas electrónicas?
No. También recibe XML y PDF de documentos comerciales por correo configurado, los clasifica y permite procesar sus líneas para vincular productos, inventario y contabilidad.
¿Una factura de compra recibida aumenta inventario automáticamente?
La recepción del correo registra el documento. El procesamiento posterior de líneas puede crear o asociar productos y aumentar existencias; las coincidencias dudosas se revisan antes de aplicarse.
¿Constela envía el comprobante al cliente antes de la aceptación de Hacienda?
En el flujo automatizado de venta, la tarea consulta la respuesta de Hacienda y prepara el correo con PDF, XML firmado y respuesta XML cuando el comprobante queda aceptado.
¿Qué ocurre si Hacienda rechaza un comprobante?
El sistema conserva el documento original y permite preparar un comprobante sustituto. El rechazo no se presenta como aceptación ni se reenvía el original como si fuera válido.
¿La importación de documentos presenta declaraciones tributarias?
No. El sistema genera datos y registros para revisión, incluidos asientos y datos de compras para D-104; la empresa debe revisar y presentar sus obligaciones por los canales oficiales.
Conozca el flujo con un caso de su empresa
Indique si recibe XML de proveedores, vende productos o servicios, cuántas sucursales utiliza y qué parte de la captura manual quiere reducir. El equipo de Constela puede revisar el proceso y los límites del plan adecuado.
Ver planes Escribir a ConstelaEvalúe Constela con un proceso de su empresa
Consulte los casos de uso de XML de proveedores, gastos, inventario y ventas electrónicas. Cada ejemplo explica qué validar y cómo medir una prueba; no presenta testimonios de clientes. Si está comparando herramientas, revise qué es un ERP y cómo elegirlo para una pyme en Costa Rica.