Compras y proveedores en Costa Rica: del XML al inventario y la contabilidad

Recibir y revisar la factura del proveedor

La conexión de correo permite localizar adjuntos XML y PDF, clasificar el documento y detectar archivos ya registrados. El sistema distingue los documentos que corresponden a la empresa de los emitidos por ella o dirigidos a otra entidad.

• Consulta de documentos por período y tipo.
• Descarga del XML y PDF asociado cuando existe.
• Detalle del documento y estado de procesamiento.

Resolver productos y costos

El procesamiento lee descripción, cantidad, precio, impuesto y CABYS. Las reglas de unificación pueden asociar una línea con el catálogo existente; los casos que requieren decisión pueden revisarse para unir, crear o rechazar. Cuando procede, se actualizan datos de costo y vínculo con el proveedor.

• Código comercial del producto según el proveedor.
• Relación entre proveedor, producto y costo registrado.
• Entrada de existencias con referencia al documento.

Distinguir mercadería de gasto

Las reglas contables CABYS y sus excepciones ayudan a clasificar la línea. Una línea considerada gasto no debe incrementar inventario. El procesamiento puede generar un asiento de compra con documento soporte y datos para revisión tributaria.

Controles que conviene demostrar

Pruebe una factura repetida, una línea de gasto y un artículo con distinto nombre comercial. Compruebe qué entra al inventario, qué queda pendiente y cómo se identifica el documento que originó cada registro. La recepción automática por correo y la aplicación de las líneas son etapas distintas.

Definir el alcance de compras

Si su negocio requiere órdenes de compra, recepción parcial, aprobaciones o integración con proveedores, describa cada paso y confirme su disponibilidad durante la evaluación. Esta guía documenta el flujo implementado desde comprobantes recibidos, productos y registros contables.

Conciliación de recepción con XML

Hay un vínculo entre recepción y línea XML para descontar cantidades ya recibidas y evitar una segunda entrada en los casos compatibles. La selección considera producto, proveedor, empresa y sucursal y bloquea coincidencias ambiguas. Deben probarse múltiples facturas o líneas de una misma orden, recepciones posteriores y diferencias de costo con el flujo real del cliente.